Lo smart working è una modalità di lavoro che prevede la possibilità per il lavoratore di espletare le proprie mansioni non più obbligatoriamente all’interno di un ufficio preposto ma da una qualsiasi altra postazione (inclusa la propria abitazione), sfruttando le potenzialità delle nuove tecnologie portatili.
Si tratta di un approccio che stravolge completamente i parametri classici del mondo del lavoro: il fatto che il lavoratore non sia più vincolato ad un luogo fisico obbliga sia lui che il datore di lavoro a rivedere completamente il concetto di sistema produttivo finora concepito.
Secondo Il dottor Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, lo smart working offre grossi vantaggi al sistema produttivo di un’azienda: “I benefici economico-sociali potenziali dell’adozione di modelli di lavoro agile – afferma il dott. Corso – sono enormi. Si può stimare un incremento di produttività del 15% per lavoratore, una riduzione del tasso di assenteismo del 20%, risparmi del 30% sui costi di gestione degli spazi fisici per quelle iniziative che portano a un ripensamento degli spazi di lavoro e un miglioramento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata per circa l’80% dei lavoratori”.
Lo smart working quindi offre grandi vantaggi sia all’azienda che al lavoratore ma non bisogna dimenticare che esiste anche un rovescio della medaglia, con tutta una serie di criticità che è importante analizzare nello specifico.

Innanzitutto il lavoratore, venendo a mancare l’obbligo di spostarsi dall’abitazione all’ufficio, non è più obbligato ad affrontare il quotidiano traffico urbano ed extraurbano, con grande risparmio in termini di tempo e di stress (e quindi di salute). A questo si aggiunge la possibilità di gestire autonomamente le tempistiche di lavoro (a patto che vengano rispettate le relative scadenze) e ad organizzare il proprio “spazio di lavoro” secondo proprie esigenze personali, evitando compromessi con colleghi e superiori.
Stando poi alle parole del dottor. Corso, vi è anche un incremento della produttività e della soddisfazione personale per il lavoratore che ricorre alla modalità di lavoro “smart”.
Come visto, anche l’azienda può trarne grandi benefici, soprattutto dal punto di vista economico: la possibilità di collegarsi con i propri dipendenti e di poter condividere con loro file e documentazione da remoto, consente di abbattere notevolmente i costi relativi all’allestimento e alla manutenzione sia delle postazioni lavorative (pc, scrivanie, ecc.) che delle aree ludiche e di ristoro (mense, area relax, ecc.).
Inutile poi sottolineare quanto lo smart working sia vantaggioso per i dipendenti affetti da qualsiasi forma di disabilità.

Come dicevamo, il lavoro da casa o da remoto non è sempre da considerarsi una condizione ideale in via assoluta: occorre essere capaci di mantenere separati gli spazi e i momenti di lavoro da quelli dedicati allo svago o alla famiglia, evitando potenziali distrazioni e interruzioni. Uno dei principali rischi è quello di affrontare le preoccupazioni professionali anche nel tempo in cui ci si dovrebbe dedicare ad altro. Un altro fattore di rischio è il generarsi di un ‘equivoco di una reperibilità “non stop” anche la sera e nei fine settimana venendo a creare una sorta di “dipendenza perenne”, estremamente dannosa per la salute mentale del lavoratore stesso.
Un altro rischio legato allo smart working è quello di sentirsi “isolati” e quindi tagliati fuori dai contatti con colleghi e superiori e di avvertire la mancanza di scambio di idee e di spunti tipici del lavoro in team che, sebbene possibili grazie alle nuove tecnologie, continuano ad essere considerati più efficaci se effettuati tramite la presenza fisica dell’interlocutore.

Come detto in precedenza il lavoro di tipo “smart” viene svolto prevalentemente da casa. Per evitare criticità, è bene imparare ad organizzare il proprio spazio di lavoro seguendo alcuni utili accorgimenti:
– Evitare di lavorare in posizioni scomposte (stesi sul letto o “stravaccati” sul divano) e applicare invece il più possibile quelle consigliate anche per il lavoro d’ufficio (schiena dritta, giusta distanza dallo schermo, giusta illuminazione ecc.);
– Informare coloro che condividono lo spazio domestico riguardo le caratteristiche del lavoro che si svolge e delle proprie esigenze, sensibilizzandoli sulla necessità di non essere disturbati;
– Stabilire delle fasce orarie in cui svolgere il proprio lavoro ed evitare di pensare ad esso anche in momenti in cui invece sarebbe opportuno dedicarsi al riposo o alla famiglia.

E’ bene sin da subito definire attraverso un accordo tra le parti quanti giorni dedicare al lavoro di questo tipo e in quali fasce orarie il datore di lavoro può contattare il proprio dipendente. Una normativa specifica a riguardo ancora non esiste, esistono però degli esempi virtuosi messi in atto da società anche di grandi dimensioni (come ad esempio la Volkswagen) in cui appunto tale reperibilità viene stabilita preventivamente nel contratto di lavoro.

Lo Smart Working, come detto precedentemente, stravolge le normali convinzioni sul rapporto di lavoro, ripercuotendosi anche su quella legata alla sua retribuzione. Quello dello smart working è un impiego la cui retribuzione è più facile da quantificare tramite una valutazione dei risultati piuttosto che sul calcolo dell’effettiva presenza sul posto di lavoro.

Definizione Legge n. 81/2017,
Tutela infortuni e malattie professionali Circolare n. 48/2017.
Basi legali per applicazione Legge 22 maggio 2017 n. 81 (art. 18-24)

Chiaramente esistono delle categorie che non possono fare utilizzo di questa forma di impiego, in particolare chi svolge lavori manuali (agricoltura, catena di montaggio), alcune categorie di dipendenti pubblici (forze dell’ordine, sanitari) o quelli in cui la presenza fisica si rivela assolutamente necessaria (ristorazione).
Non è questo però la ragione per cui lo smart working non è ancora pienamente diffuso nel contesto lavorativo odierno. Infatti, I principali ostacoli alla sua piena applicazione sono relativi a fattori di tipo prettamente culturale come l’abitudine a distinguere in maniera netta l’ambiente di lavoro dalla propria abitazione e la necessità “sociale” del contatto con i colleghi. Non solo: dal punto di vista del datore di lavoro vi è la percezione che si possano creare difficoltà nella gestione dei lavoratori a distanza e il timore di perdere il proprio ruolo di leadership.

Smart working e telelavoro non sono esattamente sinonimi sebbene il confine tra i due concetti sia piuttosto labile. Il telelavoro prevede il trasferimento delle medesime responsabilità dall’ufficio all’abitazione del dipendente in termini di orari e definisce la necessità di lavorare in un luogo ben specificato anche se decentrato rispetto alla sede principale. Nello smart working, invece, il lavoratore è libero di gestire in maniera autonoma il proprio orario di lavoro e di scegliere un luogo o più luoghi in cui dedicarsi all’incarico assegnato.
Sostanzialmente lo smart working ha sostituito il telelavoro nel momento in cui le funzioni del computer fisso sono state sostituite da portatili, tablet e smartphone.

GSUITE

Chi utilizza principalmente i servizi di Google potrebbe trovare molto utile G Suite, la piattaforma di Google per aziende. Sottoscrivendo un abbonamento con G Suite (si parte da 5,20 euro al mese per il profilo “base”) si avranno 30 gigabyte di spazio cloud in Google Drive e accesso a tutte le web app di Google. Si potranno creare documenti di testo con Documenti, fogli di lavoro con Fogli, presentazioni e slideshow con Presentazioni. A questo si unisce la possibilità di fare videoconferenze con Google Meet e creare un indirizzo di posta elettronica con il dominio che si preferisce.

GOOGLE FREE

In alternativa, si può optare per l’account gratis di Google, che offre 15 gigabyte di spazio gratis sul cloud, e l’accesso a tutti gli applicativi di produttività che un tempo erano raccolti all’interno di Google Docs. Anche in questo caso sarà possibile modificare contemporaneamente su documenti di testo o fogli di lavoro da qualunque dispositivo. In questo caso, però, il dominio dell’indirizzo di posta elettronica non potrà essere personalizzato.

MICROSOFT OFFICE 365

Microsoft, offre soluzioni di produttività tarate sulle esigenze delle aziende. Si tratta di Office 365 Business e Office 365 Business Premium, le due suite che danno accesso agli applicativi di produttività Microsoft e non solo. Chi opta per questa soluzione, oltre a poter scaricare gratis Office su PC e smartphone, avrà a disposizione 1 terabyte di spazio sul cloud di OneDrive e, con la versione Premium, la possibilità di creare indirizzi di posta elettronica “personalizzati” e l’utilizzo di tutte le funzionalità di Microsoft Teams, dove è possibile fare videoconferenze, chat e condividere documenti.

MICROSOFT ONE DRIVE FREE
Se, invece, non si cerca una soluzione professionale (o, semplicemente, non si vogliono spendere soldi) si può optare per la versione gratis di OneDrive di Microsoft, che offre fino a 5 GB di spazio nel cloud. Chi desidera maggiori possibilità, può pagare 2 euro mensili per 100 GB in più. Una delle funzioni più interessanti è la possibilità di sincronizzare i documenti Word, Excel, Power Point tra il pc dell’ufficio e quello usato a casa.

ASANA

Asana è una piattaforma gratuita che permette di creare degli spazi di lavoro digitali, ovvero degli workspace, all’interno dei quali si possono creare progetti e ti dà la possibilità di avere una panoramica completa di tutte le attività riguardanti il progetto che tu e la tua squadra andrete a svolgere. Asana consente di creare delle Task, ovvero dei compiti che i membri di un team potranno svolgere e monitorare insieme o singolarmente. Per rendere ancora più funzionale lo spazio di lavoro, Asana permette di integrare altri strumenti di produttività quali ad esempio Google Drive, Dropbox.

BASECAMP

Con Basecamp si possono creare dei nuovi progetti, chiamati appunto Basecamps, ed invitare altri utenti a lavorarci. In questo modo si può definire traguardi intermedi, scambiare file e allegati utili all’aggiornamento reciproco, discutere dei progressi al lavoro e pianificare date di scadenza, dimenticando così la confusione generata dall’utilizzo di email, messaggi personali o altri sistemi per mettersi in contatto fra colleghi.

NON DIMENTICHIAMOCI LE PIATTAFORME PER LA VIDEOCONFERENZA

Ormai sono moltissime le piattaforme per sviluppare videoconferenze, capaci addirittura di scambiare chat e files.

Di seguito un elenco delle principali:

• Webex by Cisco
• Zoom
• GoTo Meeting
• Skype
• Iorestoacasa.work

Quest’ultima merita una breve nota: creata da un team italiano sulla base di una piattaforma opensource, è l’unica gratuita che offre le potenzialità delle sue rivali di cui sopra, che però vedono versioni a pagamento quando si richiedono funzionalità che vanno altre all’utilizzo basic.

Vuoi saperne di più? GIP Studio può darti un supporto per l’attivazione e l’organizzazione di uno smart working efficace ed efficiente.

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